Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga dan terpelihara.
Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip;
b. Bentuk fisik dan komposisi;
c. Berapa lama akan disimpan;
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.
Penyimpanan Fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut :
Kondisi Lingkungan
Lokasi
Tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang berbahaya seperti :
a.Area penyimpanan bahan kimia, dapur, Unit AC, kamar mandi atau basement yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
b.Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu keamanan arsip.
Kontrol lingkungan
a.Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya/jangka waktu simpan arsip.
b.Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi 270 Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 60 %.
c. Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.
d.Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya memasang tirai.
e. Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
f.Sirkulasi udara yang bebas dan segar.
g.Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindung dari medan magnet.
Perlindungan
a.Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan ditangani secara baik.
b.Pencegahan kebakaran dan unsur lainnya termasuk pemasangan heat/smoke detection, fire alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang dimasing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
Pengamanan
Pemeliharaan
a.Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat dilaksanakan untuk menjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
b.Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan berkala.
c.Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.
d.Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
Penanganan Arsip
a.Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.
b.Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
c.Tehnik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindung.
d.Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopi dan pengalihmediaan arsip disesuaikan dengan peraturan dan standar yang berlaku.
Kemudahan Akses
a.Penyimpanan arsip harus memperhatikan kemudahan akses arsip yang diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya dan mudah ditemukan kembali.
b.Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
Proteksi
a.Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
b.Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih untuk menjamin kebersihan.
PENANGGUNGJAWAB PENYIMPANAN ARSIP
Setiap instansi harus memiliki penanggungjawab penyimpanan arsip seperti Kepala Sekretariat atau Manajer Arsip. Aktifitas penyimpanan ditangani oleh pengelola/arsiparis yang memiliki kemampuan teknis profesional yang disyaratkan dalam penyimpanan arsip.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar