Sabtu, 02 April 2011

Pengendalian Arsip Aktif, Manajemen Arsip Inaktif, dan Manajemen Arsip Statis

Pengendalian Arsip Aktif

Disadari atau tidak bahwa penambahan volume arsip tidak bisa sebagai pegangan dan menjadi berkas kerja untuk menyelesaikan kegiatan. Oleh karena itu agar supaya arsip dapat memberikan dayaguna dan hasilguna yang setinggi-tingginya bagi pencapaian tujuan organisasi diperlukan suatu sistem pengendalian arsip yang baik, terutama untuk menjamin ketersediaan informasi. Untuk itu diperlukan tata kearsipan yang mengacu pada ketentuan peraturan yang berlaku.

Sistem pengendalian arsip aktif akan terus mengalami perkembangan searah dengan perkembangan arus informasi maupun teknologi informasi. Dalam sistem pengendalian arsip aktif dituntut adanya kecepatan dan keakuratan dalam penyajian informasi sehingga mampu menjamin ketersediaan informasi yang diperlukan dalam setiap kegiatan.Dalam perkembangan terakhir telah dikenal pola pengendalian arsip dengan Sistem Kearsipan Pola Baru (SKPB). Pola tersebut masih akan terus mengalami perkembangan terutama dengan mengaplikasikan dan memadukan dengan teknologi informasi.


Manajemen Arsip Inaktif

Disadari atau tidak bahwa penambahan volume arsip tidak bisa dihindari karena setiap proses kegiatan administrasi selalu tercipta arsip. Besar kecilnya volume arsip sangat tergantung pada kompleksitas kegiatan yang dilakukan organisasi. Masalah tersebut lebih dirasakan di kota-kota besar terutama yang berkaitan dengan masalah ruangan yang kian hari dirasakan makin sempit, belum lagi bila ruangan atau gedung yang harus menyewa.
Dari permasalahan tersebut timbul pertanyaan, apakah ruangan yang semakin mahal itu hanya akan digunakan untuk menumpuk arsip yang tidak dapat didayagunakan informasinya ? Dan apakah ruangan yang dipenuhi tumpukan arsip akan dibiarkan saja, sehingga aktifitas terganggu ? Jawaban yang memberikan solusi adalah diatasi dengan penataan atau pengelolan arsip.

Penataan arsip pada dasarnya adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip sehingga pengendalian arsip secara fisik maupun informasi dapat dilakukan secara optimal. Adapun pelaksanaan penataan arsip, khususnya terhadap arsip kacau atau tidak teratur meliputi kegiatan survai arsip, pemilahan dan identifikasi arsip, pendeskripsian arsip, penomoran definitif dan penatan fisik arsip serta penuangan hasil kegiatan dalam bentuk
Daftar Pertelaan Arsip.
a. Survai arsip merupakan kegiatan awal penataan arsip inaktif yang dilakukan untuk mengumpulkan keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip yang telah tercipta di unit-unit kerja. Dari data hasil survai ini kemudian ditentukan prioritas mana yang akan didahulukan dalam pembenahan maupun penataannya.
b.    Pemilahan dan identifikasi arsip.
- Pemilahan adalah kegiatan memisahkan antara arsip dengan non-arsip dan duplikasi yang berlebihan.
- Identifikasi adalah kegiatan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya.
c.  Pendeskripsian adalah pencatatan arsip ke dalam kartu fisches atau deskripsi berdasarkan ciri-ciri arsipnya.
d.    Penyusunan skema, penataan kartu dan fisik arsip
- Penyusunan skema bertujuan untuk penyusunan kartu- kartu fisches yang telah dihasilkan pada tahap kegiatan pendeskripsian.
-  Manuver kartu fisches yaitu menyusun/mengelompokkan kartu berdasarkan skema.
- Penomoran definitif arsip
- Penataan fisik arsip yaitu penataan fisik arsip berdasarkan kartu-kartu fisches yang telah ditata/dimanuver dan diberi nomor definitif.
e.  Penataan fisik arsip dalam boks, pelabelan dan penempatan boks dalam rak.


Manajemen Arsip Statis

Arsip statis umumnya bersifat terbuka dan dapat dibaca oleh umum (terbuka untuk umum). Karena arsip statis akan menjadi sumber informasi yang memiliki nilai otentik sebagai bahan bukti maupun untuk pertanggungjawaban nasional. Sekalipun demikian dimungkinkan ada arsip-arsip yang bersifat tertutup maupun semi tertutup.

Agar supaya arsip statis dapat tersaji menjadi sumber informasi diperlukan manajemen pengelolaannya, yaitu meliputi pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan, pelestarian serta dalam pelayanan.


Tidak ada komentar:

Posting Komentar